≪コピー機を導入する＝リース契約≫この考え方がコピー機業界では当たり前ですよね。
しかし、調べてみると<購入><レンタル>というワードも出てきます。
「どうして購入やレンタルではなく、リースばかりなの？」
そんな疑問を感じたことはありませんか？
実はコピー機業界でリース契約が圧倒的に多いのには業界特有の仕組みと金融的な背景が隠されています。
今回は、リース契約が主流になっている理由から、仕組みやメリット・デメリット、さらに最近注目されている別の選択肢まで詳しく解説していきます。
リース契約が多い理由とは？
まず前提として、コピー機の本体価格は非常に高額です。
オフィス向けの複合機なら100万円を超えることも珍しくありません。
そのため、多くの企業にとって一括購入は負担が大きく、分割で導入できるリース契約が選ばれてきました。
さらにリースは、利用者にとっては初期費用を抑えられるメリットがあり、販売店やメーカーにとっては安定収益が見込める契約形態です。
この双方に都合が良い仕組みがあったから、コピー機業界全体でリースが当たり前という状況が作られてきたのです。
リース契約とは？
リース契約とは、≪リース会社がコピー機を購入し、契約者に貸し出す契約≫です。
そのためリース契約はコピー機の販売会社ではなく、リース会社と契約を結ぶことになります。
利用者は契約期間中（一般的には5～7年）にわたり、毎月決められたリース料を支払う仕組みになっています。
基本的にコピー機販売店がリース会社を紹介してくれます。
リース契約は審査が必要となり、連帯保証人を付ける必要があります。
コピー機をリース契約する場合はファイナンスリースとオペレーティングリースが存在します。
一般的にはファイナンスリースとなり、リース契約終了後にリース会社へコピー機を返却する必要があるため、所有権譲渡外ファイナンスリースとも呼ばれています。
リース契約が満了しても再リース契約を結べば、引き続きコピー機を利用することが可能になります。
原則として途中解約はできませんので注意が必要です。
仮に途中解約をする場合は、リース料金の残債分を一括で支払う必要があります。
また、リース料金にはリース会社の手数料や保険料、固定資産税などが含まれており、一括買取りするよりもコピー機(複合機)の支払総額が割高になります。
例えば100万円のコピー機を5年間のリース契約を結んだ場合は、毎月19,000円を60回支払うことでコピー機を利用することが可能となります。
■リース料の計算
1,000,000円(本体価格)× 1.9％(リース料率)＝ 19,000円(毎月のリース料)
このようにリース契約は支払い方法が分割支払いとなるため、元手が少なくとも高額の商品を利用することができるのも特徴として挙げられます。
また、リース料は「リース料率」という基準で決まります。
「リース料率」はあまり聞いた事がないかもしれませんが、「料率」であれば保険料などで耳にする事はあるかもしれません。
これは本体価格・契約年数・金利などをもとに計算されるため、機種や会社ごとに若干の違いがあります。
■支払合計金額
19,000円(毎月のリース料)×60ヶ月(リース期間)＝1,140,000円(支払い総額)
100万円のコピー機を5年間(60ヶ月)でリース契約した場合、リース料率を1.9％と想定すると毎月19,000円の支払いが必要になります。
19,000円を5年間(60ヶ月)支払っていくと支払い総額が1,140,000円という計算になります。
コピー機(複合機)を100万円一括で購入した場合より、「リース料率」を加算すると14万円高くなります。
この差額には、金利・保険料・手数料などが含まれています。
上記の計算ではコピー機(複合機)を5年間(60ヶ月)で契約し場合の計算になりますが、冒頭にお伝えした通り「リース契約」は5年、6年、7年で組む事ができます。
5年より長い期間でリース契約をすると、その分リース会社に支払っていく期間も長くなりますが、リース期間が長ければ長いほど「リース料率」は下がる仕組みとなってます。
リース契約のメリット・デメリット
<メリット>
・初期費用を抑えられる
↳リース契約の最大のメリットは、初期費用がかからない。
コピー機の本体価格と導入にかかる諸経費が、リース契約に含まれるためです。
総額をリース期間で分割支払いになるので初期費用が必要なく、導入する事ができます。
・最新機種が導入できる
↳大型の業務用コピー機(複合機)のリース契約において、リース会社が手配するリース品というのは最新機種であることが一般的です。
そのため、元手があまりなくても新品のコピー機利用することが可能となります。
・経費として計上でき管理しやすい
↳リース契約は全額を経費として処理することができ、経理処理が非常に容易です。
基本的には費用として処理し、税務上も損金扱いとなるので自社で利用するものでありながら、資産として計上する必要がないのです。
また、印刷枚数に応じたカウンター料金は変動しますが、リース料金は固定のため、毎月のランニングコストを把握しやすく管理がしやすいメリットもあります。
・メンテナンスや保守が容易
↳リース契約はコピー機販売会社ではなく、リース会社と契約を結ぶことになります。
そしてこの契約を結ぶ際には保守契約も同時に結びます。
コピー機(複合機)の保守契約は一般的にコピー機メーカーと契約します。
そのため、コピー機に関してトラブルがあった際も保守契約に基づいて、メーカーが対応してくれます。
<デメリット>
・審査が必要
↳すべての会社がリースを利用できるとは限りません。
リースは金融商品のため、リース契約前に契約可能か審査がおこなわれます。
リース会社は買い取ったコピー機を長期的に貸し出すため、支払い能力を審査し、問題がないか確認する必要があります。
審査の基準についてはリース会社によってさまざまです。
3年以上黒字経営を続けているかどうかを審査通過の目安にしているリース会社もあります。
しかし経営状態ではなく、代表者個人を重視するリース会社は、個人でもリース契約可能な場合があります。
リース契約できるかはリース会社の審査によるため、まずはリース契約可能か確認しましょう。
・途中解約が難しい
↳コピー機をリース契約すると、原則として途中解約できません。
コピー機のリース契約には、途中解約ができないファイナンス・リースが適用されます。
リース期間中にコピー機を入れ替える場合は、以下の方法でコピー機のリースにかかる費用を全額支払う必要があります。
・トータルコストは割高になりやすい
↳コピー機をリース契約すると、現金一括での買い取りよりも総支払金額が高額です。
リース契約には金利、諸費用、保険料、手数料などの諸経費が月額料金に含まれているためです。
コピー機を現金一括で買い取った場合、金利や保険料などの諸費用は含まれず、必要な金額だけを支払います。
たとえばコピー機導入にかかる費用が100万円で、リース料率が1.78％だった場合、買い取りに比べ、リース契約は総支払金額が68,000円高いのです。
買い取り：1,000,000円×1回＝1,000,000円
リース：1,000,000円×1.78％(リース料率)＝17,800円/月×60回(5年)＝1,068,000円
少しでも支払総額を抑えたい人には、リース契約はあまり適していないかもしれません。
・転売・譲渡できない
リース契約で導入したコピー機は転売・譲渡できません。
リース契約した物件の所有権はリース会社にあるため、コピー機を他人に転売・譲渡すると、最悪の場合、違約金を請求されるリスクがあります。
リース以外のコピー機導入方法
コピー機の導入方法といえば、リース契約が主流となっています。
実際、オフィスで利用されているコピー機の大半はリース契約で導入されており、≪コピー機＝リース≫と考えている人も少なくありません。
しかし、リース契約には契約期間の縛りがあるため、必ずしもすべての企業にとって最適とは限らないのです。
そこで選択肢となるのが「購入」や「レンタル」です。
一括で購入して資産として所有する方法や、中古を導入してコストを抑える方法、さらに近年利用が増えているレンタル契約もあります。
リースと比べるとまだ一般的な認知度は低いかもしれませんが、会社の規模や予算、利用期間に応じてはリース以上にメリットが大きいケースもあるのです。
ここからは、リース以外の導入方法である「購入（新品・中古）」と「レンタル」について、それぞれの特徴を見ていきましょう。
購入
購入には新品と中古があります。
新品購入は本体を自社所有できるため、長期的に利用する企業に向いています。
初期費用は高額ですが、長く使うことでリースよりも総額を抑えられる可能性があります。
資産として計上できる点も特徴で、不要になった際には売却も可能です。
一方で、中古購入は初期費用を大幅に削減できるのが魅力です。
ただし、機種によってはメーカーの保守契約が付けられない場合や、部品の供給が終了していることもあるため、安さとリスクを天秤にかける必要があります。
レンタル
レンタルはリース契約とは違い初期費用がかかります。
しかし、月額料金だけで利用できるため、新設法人や小規模オフィスに人気があります。
また、契約期間の縛りや審査がなく、短期利用や急なプロジェクトにも対応可能です。
料金には保守費用が含まれているため、予算管理のしやすさも魅力です。
ただし、中古機を使用するため、最新機種を求める場合には不向きかもしれません。
それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の利用状況に合った方法を選ぶことが重要です。
リース・購入・レンタル、結局どれを選ぶべき？
コピー機の導入方法にはリース・購入・レンタルといった選択肢がありますが、どれが最適かは会社の状況や目的によって変わります。
例えば、長期的に安定して使いたい企業や最新機種を導入したい場合には、リース契約が現実的です。
初期費用を抑えつつ、5年〜7年の間しっかりとサポートを受けられるのは大きな安心材料ですよね。
一方で、資金に余裕がある会社や「とにかく長く使い倒したい」という企業であれば、一括購入も有効です。
長期利用で総額を抑えられ、資産として管理できる点も魅力です。
ただし、保守や修理費用は別途発生するため、その部分をどう考えるかがポイントになります。
そして近年注目されているのが、前回ご紹介したゼロコピさんのようなコピー機レンタルです。
契約期間の縛りや審査がなく、月額料金に保守費用が含まれているため、コストを明確に把握しやすいのが特徴です。
短期利用や小規模オフィス、新設法人には特に向いています。
中古機を利用しますが、きちんとした保守体制が整っているため、安心して利用できます。
結論としては、「長期利用か」「資金余力があるか」「柔軟性を重視するか」によって選び方が変わります。
どの方法にも一長一短があるため、自社の規模や利用状況に合わせて選ぶことが大切です。
まとめ
なぜ“リースが当たり前”になったのでしょうか。
それは、売る側にとっても、借りる側にとっても都合が良い仕組みだったからです。
でも主流＝最適解とは限りません。
リース契約は初期費用を抑えられ、最新機種を導入できるという大きなメリットがあります。
一方で、契約期間の縛りや総支払額の増加といった注意点も存在します。
そして近年では、レンタルといった選択肢も広がり、企業ごとに最適な導入方法を選べる時代になりました。
保守メンテナンス料金が月額に含まれる分かりやすいプランや必要な時にトナーを購入でき、「シンプルに導入したい！」という企業にとっては安心できる方法ですね。
大切なのは、「業界では当たり前だから」という理由で決めるのではなく、自社の規模・資金状況・利用期間に合わせて冷静に比較することです。
ぜひ今回の内容を参考に、自社にピッタリなコピー機導入の形を考えてみてください。
次回は
【保守契約って本当に必要？】
について解説していきます。
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