コピー機(複合機)の導入を検討している際、【保守契約】という言葉を耳にしたことはありませんか？
保守契約とは、コピー機を導入後に故障時の修理・部品交換や、トナー切れの補充などに迅速に対応してもらうためのサービスです。
出張修理も含まれるため、契約しておくことで業務の中断を最小限に抑えることができます。
コピー機は毎日の業務に欠かせない存在だからこそ、「もし止まったら？」を考えておく必要がありますよね。
この記事では、保守契約の基本から種類の違い、選び方までわかりやすく解説します。
【保守契約には４種類ある？】
コピー機（複合機）の保守契約には、「カウンター保守」「スポット保守」「キット保守」「年間保守」の4種類があります。
それぞれの内容を分かりやすく紹介します！
カウンター保守
印刷する度に、本体に内蔵されているカウンターが枚数をカウントし、印刷料金が算出されます。
このカウンター料金の中にトナー代や部品代（部品の交換費）や出張作業費などが含まれており、保守契約中はトナーや作業費は原則として発生しません。
ただし、印刷をしなかった月でも“基本の保守料金”がかかります。
また、最も多い保守契約となり約8割はカウンター保守契約が適用されています。
≪メリット≫
- カウンター料金に含まれているのでトナー代がかからない
- 急な支払いが発生しない
≪デメリット≫
- 1枚ごとにカウンター料金が発生するので毎月の正確な料金が読めない
- 印刷をしなかった月でも基本の保守料金がかかる。逆に大量に印刷すると印刷料金が高くなる
スポット保守
都度保守契約のことで、機器に不具合が発生した時に有料で保守サービスを受ける契約です。
修理が必要な場合は実費負担で保守サービスを受けることができます。
継続的に支払う費用は消耗品(トナー)だけとなり、毎月〇円のような費用は発生しない保守になります。
≪メリット≫
- 月額固定費が掛からない為、印刷枚数が少なく、故障もほとんどない環境ではランニングコストを大幅に抑えられる
≪デメリット≫
- 故障時の費用が高額になりやすい
- 長期的に見ると割高になる可能性がある
キット保守
保守付き(専用)のトナーカートリッジを利用している間は保守サービスを無料で受けることができます。
そのため、機器に不具合が発生した時に無料で対応してくれます。
ただ、トナーの購入が必須です。
1本あたり30,000円～40,000円が相場となります。
≪メリット≫
- トナー代のみで保守サービスを受けれる
- 印刷枚数が少ないとトナー購入が1年に1回になることもある
≪デメリット≫
- 印刷枚数が多いとトナー代がかさみ費用が増える
- トナー代に差がある為、自分に合った保守会社を探す必要がある
年間保守
コピー機（複合機）購入またはリース契約時にメーカーと直接契約を交わし、一定の期間（通常は1年間）にわたって、故障対応や点検・部品交換をまとめて行う契約方式です。
ただし、トナーカートリッジや用紙などの消耗品は自己負担のため、スポット保守契約と同様に、トナーカートリッジ代や用紙代が毎月かかります。
≪メリット≫
- 毎年の支払いが固定化されるので、予算管理がしやすい
- 定期点検が含まれることが多い
≪デメリット≫
- 利用料が少なくても費用が固定でかかる
- 契約金額が販売店ごとに大きく異なる
【保守契約の種類は自分で選べるの？】
結論から言うと、自由に4種類から好きに選べるわけではありません。
業界的な分類では4種類と紹介されますが、実際は契約形態(リースor中古・レンタル)によって決まります。
<リース>
リース契約でコピー機を導入する場合は【カウンター保守】一択になります。
リース契約では、コピー機の所有権はリース会社にあり、保守はメーカーや販売店が一括管理します。
そのためスポット保守や年間保守などは選択できず、基本的にカウンター保守のみが適用される仕組みになっています。
<レンタル・中古購入>
レンタル契約や中古の一括購入の場合、スポット保守やキット保守など、別の契約形態を選べる場合もあります。
ただし、どの契約形態を選べるかは販売店によっては必ずしも全ての保守契約が用意されている訳ではありません。
中古利用の場合は保守契約の内容までしっかりと確認する必要があります。
【おすすめ保守契約はどれ？】
コピー機の保守契約にはいくつか種類がありますが、実際に「自分の会社に合うのはどれだろう？」と気になる方も多いと思います。
おすすめはずばり！・・・
<キット保守契約>です！！
たいていの会社では、毎月の印刷枚数ってけっこうバラつきがありますよね。
「今月はほとんど印刷しなかったのに、カウンター保守の最低基本料金は丸々払わないといけないのか…」なんて、ちょっと損した気分になることもあります。
その点、キット保守契約ならカウンター枚数や基本料金を気にしなくていいので、印刷が少ない月でも無駄な出費が発生しにくいというメリットがあります。
ただ、キット保守契約には注意点もあります。
トナーをその都度購入する仕組みなので、カラーでベタ塗り印刷が多いと、あっという間にトナーが切れてしまうんです。
各メーカーはトナーカートリッジごとに「このトナーで〇〇枚印刷可能」と目安を出していますが、これはあくまで目安。
実際にその枚数を保証しているわけではありません。
この印刷可能枚数は、国際標準規格（ISO）やJIS規格（日本工業規格）に基づいたテスト結果から算出されています。
簡単に言うと、A4用紙に文字や図を印字したときの“濃さ”を5％に設定し、片面印刷した場合の枚数を基準にしているんです。
つまり、写真やベタ塗りデザインを多く印刷すると、メーカー表示より早くトナーが切れることもある、という点は知っておく必要があります。
また、「新品がいい！！」「最新のやつ！」などの強いこだわりがある場合には【リース契約】の方がおすすめです。
リース契約になりますと、保守契約は基本<カウンター保守>となります。
スポット保守契約やキット保守契約に対応していないメーカーや保守会社がほとんどです。
実際、業界全体でもカウンター保守契約が8割以上を占めていると考えられます。
リース契約でコピー機を導入する場合は、基本的にカウンター保守契約しか選べないと頭に入れておきましょう。
【キット保守契約のレンタルコピー機発見！！！】
先ほどご紹介した＜キット保守契約＞は、印刷が少ない月でも無駄な出費が発生しにくいのがメリットです。
ただ、印刷が多い月にはトナーの消費が増えるため、その分コストもかさんでしまいますよね・・・
そこで見つけたのが【ゼロコピ】さん！！
通常、コピー機といえば5年〜7年のリース契約が当たり前で、途中解約も難しいのが常識とされてきました。
しかし、【ゼロコピ】さんではなんとレンタル契約でコピー機を借りられるとか！！
さらに現在は保守・メンテナンスの質を担保する為に、地域密着でまずは一都三県(東京、神奈川、千葉、埼玉)に絞りサービスを行っているそうです。
利用者にとっては安心材料になりますよね。
そして！驚くべきはここから！！
なんと【業界初】となる契約期間の縛りなし・審査なしで複合機のレンタルを可能にしたそうです！！
「使いたいときに使って、不要になったら返せる」──これまでにない自由度があるサービスなんだとか！
利用する状況に合わせて、おすすめのプランをいくつかご紹介してくれます。
■ スタートアッププラン／レンタル料金2,980円/月
新設会社向けのプランでインターネットを一緒に契約するプラン。
起業直後のコストを抑えたい会社には便利ですね。
こちらが先ほどおすすめした【キット保守契約】になります！！
最初に4色の専用トナーをまとめて購入し、以後は無くなった色だけを買い足して使うスタイルです。
専用トナーは１本10,000円。印字可能枚数は下記が目安だそうです。
・ブラック 12,000枚
・イエロー 9,000枚
・シアン 9,000枚
・マゼンダ 9,000枚
■ゼロコピネオプラン／レンタル料金5980円/月。(キャンペーン中で4980円)
印刷量があまり多くない会社向けのプラン。
キャンペーン中は4,980円で利用できるらしく、コスパ重視の会社には人気があるとのことです。
こちらも先ほどおすすめした【キット保守契約】で最初に4色の専用トナーをまとめて購入し、以後は無くなった色だけを買い足して使うスタイルです。
そして何より驚いたのが、このプランの専用トナーが１本8,000円！！！
この価格は他ではなかなか見ないですよね！
印字可能枚数は下記が目安だそうです。
・ブラック 12,000枚
・イエロー 9,000枚
・シアン 9,000枚
・マゼンダ 9,000枚
■ゼロコピスタンダード
モノクロ2,500枚カラー500枚のスタンダードプラン。
こちらはカウンター式と似ていますが、特殊なプラン。モノクロ2,500枚とカラー500枚があらかじめ含まれているらしく、これを超えるとモノクロ1.5円、カラー15円で加算される仕組みらしいです。
■ゼロコピカスタム
特殊なプランとなり、フルカラーが多かったり、大量印刷をする会社向けのプラン。
こちらもカウンター式似ていますが、特殊なプランとなり、会社の利用状況に合わせて調整できるのが強みだと紹介されていました。
4つのプランから自分の会社に合ったものを選べるので、「コピー機ってこんなに自由に選べるんだ！」と正直びっくり。自分の会社に合ったプランで利用できるんです。
しかも、気軽に問い合わせてもいいみたいです！
ゴリゴリ営業マンが来るわけじゃなくて、むしろ親切に一から教えてくれるので安心です。
一度、問い合わせてみてください。
コピー機(複合機)の導入をご検討中の方の参考にしていただけたら嬉しいです♪
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